UniTutor | FAQs

What is UniTutor?

UniTutor is a digital "white-label peer tutoring marketplace" exclusively for your university. "White-label" because the all-in-one portal is customized to your university's branding. "Peer tutoring marketplace" because student tutors are able to self-register and list tutoring packages ranging from 30 to 90 minutes on a subject or area of expertise, which can be booked, prepared, and conducted fully online by other students from your university. UniTutor ensures the technological and regulatory framework as well as the full user support. UniTutor is THE contemporary alternative to the traditional (tutoring) bulletin board. 🎓📦

Who offers and who receives tutoring on UniTutor portals?

On UniTutor portals, tutoring sessions (=tutoring packages) that can be booked online are offered by student tutors and used online by fellow students (tutees) of the same university. Student tutors are usually upper-level students or individuals who have demonstrated high competency and understanding in specific areas of study. They are selected based on the university's quality standards to ensure they can provide valuable academic support. Tutees are students looking for assistance to improve their understanding of the subject matter, enhance their grades, or receive help with challenging academic subjects. This peer-to-peer tutoring model encourages a supportive academic environment where students can both contribute to and benefit from the collective knowledge within their university community.

What about quality assurance?

UniTutor allows each university to set and enforce its own quality standards for tutors, enabling each institution to tailor the process to its own standards and policies. While some universities apply more stringent vetting procedures for tutors, most opt for a more open approach akin to traditional, analog tutoring environments where students freely offer and seek assistance among each other. This flexibility enables universities to balance quality control with accessibility, fostering an inclusive educational ecosystem that reflects the institution's values and educational objectives. Regardless of the chosen approach, the UniTutor platform provides the necessary tools and frameworks to support the university's selected quality assurance model, ensuring students have access to a reliable and effective tutoring service that meets their learning needs.

What are the main benefits for tutees and student tutors?

For students (tutees), a UniTutor portal offers an easily accessible and convenient way to find, book, and conduct tutoring sessions with peers fully online - all within the digital environment of your university's all-in-one UniTutor portal. Thus, a UniTutor portal enables students to connect as easily as possible with qualified peers for personalized academic support, to receive flexible and on-demand tutoring for current learning challenges.

For student tutors, a UniTutor portal offers a flexible way to balance their academic career with the opportunity to earn income, while playing a pivotal role in the educational journey of their peers. By sharing their knowledge and expertise, tutors not only contribute to a vibrant academic community but also gain valuable teaching experience and deepen their own understanding of the subject matter.

How do students book a tutoring session/tutoring package?

UniTutor portals are designed as online tutoring marketplace, enabling students to browse predefined tutoring packages and directly book the one that best suits their current challenge with just a few clicks. During the booking process, in addition to questions and preparatory materials, 3 appointment suggestions are provided by the student. Moreover, the package is paid for directly upon booking, with the money securely held in escrow until satisfactory service delivery.

In case that no suitable package can be found for the current questions, students can pre-coordinate with tutors via the platform chat to determine if there is a thematic fit and whether the tutor can assist. If so, tutors can create a custom offer with just a few clicks, which can be directly booked online like other packages.

Can tutoring sessions be scheduled at any time?

Yes. Instead of fixed appointments, tutors and tutees can flexibly arrange their sessions. Tutors provide their general tutoring hours, within which students can submit 3 appointment proposals during the booking process. This approach makes it easy for tutors to integrate tutoring into their own study schedules.

Are the tutoring sessions conducted online or in-person?

By default, tutoring sessions are held online through the UniTutor portal, providing a convenient and easily accessible option for students without the constraints of a physical location. However, tutors and tutees might also arrange other locations for the tutoring session using the integrated platform chat.

How does UniTutor handle payments and billing?

UniTutor provides a seamless and secure payment system integrated into the platform, handling all aspects of billing and payments. To safeguard the funds until the tutoring session is satisfactorily completed, payments are held in an escrow account and automatically released after satisfying completion.

If a tutoring session takes place within the platform's video room and is rated more than 5 out of 10 stars by the student (ratings are not publicly visible), the tutor's payment is automatically credited to their account immediately after the session.

In cases where the tutoring session does not utilize the platform's video room, or if a session goes unrated, the payment is credited to the tutor's account automatically after a 7-day dispute period. This ensures that there is ample time to resolve any issues that may arise, providing an additional layer of security and trust in the transaction process.

Additionally, UniTutor's platform automates the generation of invoices and credit notes, tailoring them to the specific tax and legal requirements of the tutor's country. This automation streamlines the administrative aspect of the tutoring process, ensuring compliance with local regulations and simplifying financial management for both tutors and the platform operator.

Can students rate and review their tutoring sessions?

‍Yes, feedback is an essential part of the UniTutor experience. Students can rate and review their sessions in two ways:

(1) Students can privately rate a session immediately after a conversation on a scale of 1-10. This rating is only visible to the administrator to ensure quality control.

(2) Students can publicly recommend tutors if they were more than satisfied with a tutoring session.

This approach ensures the upholding high tutoring standards and helps other students in choosing the right tutors, while simultaneously preventing tutors from acquiring a negative reputation through poor ratings.

What support does UniTutor offer to universities and users?

We are committed to ensuring that the UniTutor experience runs smoothly and is as beneficial as possible for all parties involved.

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Our service team is always happy to help.

Contact Service

Was ist das ÖH JKU Nachhilfeportal?

Das ÖH-JKU Nachhilfeportal by HalloSophia ist ein Online-Markplatz für Nachhilfe von und für Studierende und Tutor*innen der JKU Linz. Es kann jede*r Studierende, die/der ich in einem Fachgebiet besonders gut auskennt, kurze Nachhilfe-Einheiten zwischen 30 & 90 min, sogenannte Nachhilfepakete, selbst über das Portal erstellen und anbieten. Diese Nachhilfepakete können dann von anderen Studierenden vollständig online gebucht, vorbereitet & konsumiert werden. 🎓📦

Dabei werden im Buchungsprozess von der Tutandin/dem Tutanden (=Person die Nachhilfe anfragt) einerseits Fragen, Dokumente und Terminvorschläge übermittelt sowie die Session im vorhinein bezahlt. Der Geldbetrag wird sicher auf einem Treuhandkonto verwahrt, bis die Leistung zufriedenstellend erbracht wurde. Sobald der Termin von der/dem Tutor*in bestätigt ist, treffen sich beide Personen im Videoroom des Portals (bzw. einem anderen Videotool oder an einem über den Plattform-Chat vereinbarten Ort).

Wer oder was ist HalloSophia?

HalloSophia ist eine Portal-Lösung für Online-Beratung & Mentoring, auf die auch UniTutor.org bzw. das Nachhilfeportal der ÖH JKU aufbaut. Betrieben wird HalloSophia von der finothek GmbH, einem Linzer Technologieunternehmen, das auch die Zahlungsabwickung der Honorare mit SophiaPay übernimmt. Bei den Plattformen steht die Marke anderer Unternehmen und Organisationen im Vordergrund, wobei durch HalloSophia der technologische, regulatorische und operative Rahmen im Hintergrund geliefert und gewährleistet wird. Neben dem Nachhilfeportal der ÖH JKU Linz betreibt HalloSophia die weltweit einsetzbare Portal-Lösung für diverse Rechts- & Steuerkanzleien, Beratungsunternehmen, staatliche Institutionen, Tech-Firmen und Coaching-Netzwerke auf bisher 2 Kontinenten 🌍💛
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Mehr Infos dazu hier.

Ich möchte Nachhilfe erhalten. Was muss ich tun?

(1) Rufe das ÖH-JKU Nachhilfeportal auf

(2.a) Teile SophiaAI deine Themenstellung mit & erhalter passende Tutor*innen-Vorschläge
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(2.b) Klicke auf "Erkunden" und durchsuche das Angebot auf herkömmliche Weise
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(3.a) Sobald du eine passendes Nachhilfepaket gefunden hast, klicke auf "Nachhilfepaket buchen"
(3.b) Nicht sicher, ob ein Paket zu deinen Fragen passt? Kein Problem, frag über den Chat nach
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(4.1) Übermittle deine Fragen & Unterlagen im ersten Buchungsschritt 📎
(4.2) Übermittle 3 Terminvorschläge im zweiten Buchungsschritt 📅
(4.3) Zahle die Session vorab im dritten Buchungsschritt. Dein Geld wird treuhändisch gehalten 🔒
(4.4) Check nochmal deine Angaben und sende die Buchung ab 📤
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(5a) Warte auf die Terminbestätigung und triff dich zum vereinbarten Termin im Videoroom

Was ist SophiaAI?

SophiaAI ist ein KI-basierter Expert/Tutor Recommender. Gib einfach deine aktuelle Fragestellung in das Chat-Feld ein und lass SophiaAI zaubern. Auf Basis deiner Frage werden dir die 3 passendsten Tutor*innen zu deiner Fragestellung vorgeschlagen, mit welchen du dir direkt eine Session buchen kannst.

Wer darf Nachhilfe anbieten?

Es gibt grundsätzlich keine Restriktion wer Nachhilfe am Nachhilfeportal anbieten darf. Es steht somit jeder/jedem Studierenden oder Tutor*in frei ein Profil zu erstellen und Nachhilfepakete anzubieten. Dieser Ansatz ist somit sehr ähnlich zur analogen Nachhilfe. Durch Treuhandkonten bei der Bezahlung sowie die Möglichkeit, besonders gute Tutor*innen mittels Empfehlungen öffentlich zu würdigen, kommt es am Nachhilfeportal zu wesentlich höheren Qualitätssicherungspraktiken als beim analogen Pendant. Abseits davon wird bei jeder Person, die anbietet, vor dem öffentlichen Listing durch das HalloSophia Support Team geprüft, ob der allgemeine Ethikkodex eingehalten wird.

Wer legt den Preis fest?

Der Preis wird von der/dem Tutor*in festgelegt - wie es z.B. auch bei analoger Nachhilfe der Fall wäre. Allerdings wird durch die hohe Automatisierung und die digitale Abwicklung über das Portal enorm viel Zeit im Vergleich zu analogem Tutoring eingespart, wodurch meist günstiger als gewöhnlich angeboten wird.

Wie kann ich eine Buchungsanfrage stornieren?

Um deine Buchung zu stornieren, befolge bitte folgende Schritte:
(1) Logge dich ein & klicke auf "Buchungen"
(2) Wähle die entsprechende Buchung aus
(3) Klicke auf den Reiter "Termine"
(4) Klicke auf den Button "Anfrage abbrechen/ablehnen"
(5) Beschreibe kurz, warum die Anfrage abbrichst, damit sich die/der Tutor*in auskennt & bestätige
(6) Die Rücküberweisung wurde veranlasst - den Betrag erhältst du innerhalb von 7 Tagen zurück ✅

Was kann ich tun, wenn ein*e Tutor*in die Termine nicht bestätigt?

Am besten erinnerst die/den Tutor*in über den Plattform-Chat. Du kannst den Plattform-Chat mit einer Tutandin / einem Tutanden beginnen, indem du folgende Schritte befolgst:
(1) Logge dich ein & klicke auf "Buchungen"
(2) Wähle die entsprechende Buchung aus
(3) Klicke auf den Reiter "Aktivität"
(4) Hinterlasse einen kurzen Reminder
(5) Dann: abwarten & Tee trinken 🍵

Sollte das zu keiner Lösung führen, kannst du die Buchung auch stornieren und dir bei jemanden anderen eine Session buchen. Um deine Buchung zu stornieren, befolge bitte folgende Schritte:
(1) Logge dich ein & klicke auf "Buchungen"
(2) Wähle die entsprechende Buchung aus
(3) Klicke auf den Reiter "Termine"
(4) Klicke auf den Button "Anfrage abbrechen/ablehnen"
(5) Beschreibe kurz, warum die Anfrage abbrichst, damit sich die/der Tutor*in auskennt & bestätige
(6) Die Rücküberweisung wurde veranlasst - den Betrag erhältst du innerhalb von 7 Tagen zurück ✅

Wie erhalte ich mein Geld zurück, wenn die Anfrage nicht bestätigt wird?

Wenn ein*e Tutor*in deine Anfrage nicht bestätigt und du dein Geld zurückfordern willst, brauchst du bloß deine Buchung zu stornieren.

Um deine Buchung zu stornieren, befolge bitte folgende Schritte:
(1) Logge dich ein & klicke auf "Buchungen"
(2) Wähle die entsprechende Buchung aus
(3) Klicke auf den Reiter "Termine"
(4) Klicke auf den Button "Anfrage abbrechen/ablehnen"
(5) Beschreibe kurz, warum die Anfrage abbrichst, damit sich die/der Tutor*in auskennt & bestätige
(6) Die Rücküberweisung wurde veranlasst - den Betrag erhältst du innerhalb von 7 Tagen zurück ✅

Wann und wie erhält die/der Tutor*in den Geldbetrag?

Wenn die Tutoring-Session im Plattform-Videoroom stattfindet, wird der/dem Tutor*in der Geldbetrag direkt nach der Session automatisch gutgeschrieben, insofern du die Session mit mehr als 5 von 10 Sternen bewertest (Bewertung nicht öffentlich sichtbar).
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Wenn die Tutoring-Session nicht im Plattform-Videoroom stattgefunden hat, bekommt die/der Tutor*in den Geldbetrag nach der Einspruchsfrist von 7 Tagen automatisch gutgeschrieben.

Wie und wie lange kann ich eine nicht zufriedenstellende Session beanstanden?

Wenn die Tutoring-Session im Plattform-Videoroom stattfindet, kannst du eine nicht zufriedenstellende Session durch Vergabe von unter 5 von 10 Sternen (Bewertung nicht öffentlich sichtbar) beanstanden. In diesem Fall wird das Geld nicht automatisch freigegeben und es kommt zu einem Schlichtungsverfahren. Kontaktiere in diesem Fall bitte auch
support@hallosophia.com

Wenn die Tutoring-Session nicht im Plattform-Videoroom stattgefunden hat, hast zu bis max. 5 Werktage Zeit, die Tutoring-Session durch ein Mail an support@hallosophia.com zu beanstanden. Bitte beschreibe genau, was bei deiner Session nicht zufriedenstellend war und mit wem du die Session hattest (Profil-Link).

Was kann ich tun, wenn sich eine Person auf dem Portal unangemessen verhält?

Sollte sich eine Person bei der Nutzung des Portals unangemessen verhalten, melde dies bitte umgehend an support@hallosophia.com
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Tutor*innen können bei unangemessenem Verhalten auch direkt über deren Profil gemeldet werden.

Du hast noch weitere Fragen?

Melde dich jederzeit bei uns, wir helfen gerne weiter.

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